La mala organización de carpetas se acumula. Estas cinco reglas mantienen tus archivos encontrables dentro de cinco años.
1. Una raíz, un proyecto
Usa una sola carpeta raíz "OMB Cloud". Resiste la tentación de crear árboles paralelos "Archivos de cliente 2025" o "Contratos viejos". El CRM y la estructura de Drive deben coincidir.
2. La empresa es el índice primario
Dentro de la raíz: una carpeta por empresa. Dentro de cada empresa: subcarpetas por tipo (Contratos, Cotizaciones, Facturas, Brand assets, Briefs). Organizar por fecha rompe al momento que necesitas "la última cotización a Acme".
3. Los nombres de archivo cargan metadata
Adopta una convención: {fecha}-{tipo}-{descripción}.pdf. Ejemplo: 2026-03-12-contrato-renovacion-master-services.pdf. Fechas primero ordenan cronológicamente.
4. Tira, no acumules
Borradores viejos no deben acumularse. O guardas una versión final o archivas anteriores vía el versionado nativo de Drive. Múltiples "v2-final-final" en la misma carpeta es ruido.
5. Los permisos siguen al scope del CRM
Nunca compartas externamente una carpeta gestionada por OMB Cloud sin pasar por OMB Cloud. Compartir manual rompe el audit trail y crea brechas de seguridad.