En corto
Leer la cartera vencida como director significa dejar el total y mirar tres cosas: cuánto se movió entre tramos de antigüedad en la semana, qué clientes concentran lo vencido de más de sesenta días y cuántos días de cobro tiene cada línea de negocio. Con esas tres lecturas, la primera semana de abril produce decisiones concretas en lugar de un reporte más.
Abril tiene una ventaja que pocos aprovechan: el primer trimestre ya cerró, la declaración anual de las personas morales quedó atrás en marzo y la cartera está completa, sin facturas de última hora que distorsionen la foto. Es el mejor momento del año para leer dos cifras que casi siempre se miran mal: la cartera vencida y los días de cobro.
Digo que se miran mal porque suelen llegar al director como un total. "Tenemos cuatro millones vencidos" o "estamos en 58 días". Un total no dice nada sobre qué hacer el lunes. Lo que sirve es leer esas cifras como quien lee un tablero de decisiones: por antigüedad, por cliente y contra las ventas que las produjeron.
Qué mide cada cifra y qué no mide
La cartera vencida es la suma de las facturas cuya fecha de pago ya pasó. Los días de cobro (o DSO, por sus siglas en inglés) responden otra pregunta: cuántos días tardas, en promedio, en convertir una venta en dinero en la cuenta. Un cálculo sencillo basta: divide la cartera por cobrar entre las ventas del periodo y multiplica por los días de ese periodo.
La aritmética asusta cuando se hace completa. Si tu empresa factura tres millones de pesos al mes y tarda sesenta días en cobrar, en todo momento tienes seis millones prestados a tus clientes sin interés. Bajar a cuarenta y cinco días libera un millón y medio que hoy financia el negocio de alguien más.
La tabla que conviene tener enfrente cada semana
La siguiente tabla contrasta cómo suele presentarse cada indicador y cuál es la pregunta que un director debería hacer para convertirlo en una decisión.
| Indicador | Cómo suele llegar al director | La pregunta que lo convierte en decisión |
|---|---|---|
| Cartera vencida total | Un número que sube o baja respecto al mes pasado. | ¿Qué parte tiene más de noventa días? Esa es la que ya casi no vuelve por sí sola. |
| Antigüedad por tramo | Cuatro columnas: 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días. | ¿Cuánto se movió del segundo al tercer tramo este mes? Ahí se decide si la cobranza va tarde. |
| Días de cobro | Un promedio de toda la empresa. | ¿Cuál es el dato por línea de negocio o por vendedor? El promedio esconde al cliente que paga a 120. |
| Concentración | Lista de deudores ordenada por monto. | ¿Qué parte de lo vencido está en tres clientes? Si es más de la mitad, son tres conversaciones, no una campaña. |
| Complemento de pago | Un pendiente administrativo de contabilidad. | ¿Cuántas facturas a crédito ya cobradas siguen sin complemento? Sin él, el cliente no deduce, y eso es palanca para el siguiente cobro. |
| Promesas de pago | Una nota en el expediente del cliente. | ¿Cuántas promesas del mes se cumplieron en fecha? Quien promete y no cumple dos veces cambia de trato. |
| Vencido contra ventas | No se compara. | ¿Cuánto representa lo vencido de un mes de ventas? Si supera un mes, el equipo comercial está vendiendo crédito, no producto. |
Ninguna de estas preguntas requiere un sistema nuevo. Requiere que el reporte llegue con esa forma y que alguien lo lea con esa intención.
Por qué el tramo de 61 a 90 días es el que más importa
Una factura con veinte días de vencida casi siempre se cobra con un recordatorio. Una de más de noventa ya entró en otra categoría: el cliente tiene un problema, cambió de proveedor o está esperando a ver si insistes. El tramo intermedio es donde todavía se decide el desenlace y donde una llamada de la dirección, no del área de cobranza, cambia el resultado.
Por eso el dato que más me interesa cada semana no es el total sino el movimiento entre tramos. Si el segundo tramo se vacía hacia el tercero, la cobranza va tarde aunque el total se vea estable, porque las ventas nuevas rellenan el primer tramo y maquillan el promedio.
Cómo cambia la lectura con el contexto mexicano
En México el crédito comercial tiene dos peculiaridades. La primera es el complemento de recepción de pagos: cuando facturas a crédito, el cobro posterior obliga a emitir ese complemento ante el SAT. Muchos clientes retrasan el pago hasta tener claro que recibirán el documento a tiempo, y muchos proveedores lo emiten tarde. Ordenar esa tubería suele acortar días de cobro sin negociar nada.
La segunda es el calendario. Los grandes compradores concentran pagos en fechas fijas y los puentes de mayo mueven las tesorerías. Si tu vencimiento cae el día equivocado de la semana, el pago se corre siete días sin que nadie lo decida. Alinear fechas de vencimiento con los ciclos de pago de tus diez clientes más grandes es una decisión de dirección, no de sistema.
Qué hacer con la lectura en la primera semana de abril
Pide el reporte por tramo y por cliente, no el total. Toma los tres clientes que concentran lo vencido de más de sesenta días y agenda la llamada tú, o al menos firma el correo. Revisa cuántas facturas cobradas siguen sin complemento y ponle fecha a esa limpieza. Y fija un solo número para el trimestre: a cuántos días de cobro quieres llegar en junio. Un director con esa cifra en la cabeza pregunta distinto en cada junta.
Un sistema empresarial agéntico (AES) puede armar esta lectura cada lunes sin que nadie la pida, con los tramos ya calculados desde las facturas y los pagos registrados. El valor, aun así, sigue estando en la pregunta, y la pregunta la hace el director.
Puntos clave
- Pide la cartera vencida por tramo de antigüedad y por cliente, nunca como un solo total.
- Vigila el paso del tramo de 31 a 60 días hacia el de 61 a 90: ahí se decide si la cobranza va tarde.
- Calcula cuánto dinero financias a tus clientes multiplicando la venta diaria por los días de cobro.
- Ordena la emisión de complementos de pago: acorta días de cobro sin negociar plazos.
- Fija un solo número de días de cobro como meta para junio y pregúntalo en cada junta.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calculan los días de cobro de una empresa?
Divide la cartera por cobrar al cierre del periodo entre las ventas a crédito de ese mismo periodo y multiplica por los días que abarca. Si cierras el mes con cuatro millones por cobrar y vendiste dos millones en treinta días, tus días de cobro son sesenta. Conviene calcularlo por línea de negocio, porque el promedio general esconde a los clientes que pagan más tarde.
¿Qué porcentaje de cartera vencida es aceptable?
No hay un porcentaje universal; depende del giro y de las condiciones de crédito que ofreces. Una referencia práctica es compararla con un mes de ventas: si lo vencido supera lo que facturas en treinta días, el crédito comercial crece más rápido que la cobranza y conviene revisar a quién se le vende a crédito y en qué condiciones.
¿Qué es el complemento de pago y por qué afecta la cobranza?
Es el documento fiscal que en México se emite ante el SAT cuando una factura a crédito se cobra después de emitirse. El cliente lo necesita para deducir y acreditar, así que si tu empresa lo emite tarde, muchos clientes retrasan el siguiente pago. Emitirlo el mismo día que se registra el cobro acorta los días de cobro sin negociar plazos.
Si quieres ver tu cartera con esta lectura y con tus propias facturas, conversemos; un diagnóstico de una hora suele bastar para saber por dónde empezar.
Sobre quien escribe
Romina AbreuFinanzasEquipo Editorial OMB Forma parte del equipo de agentes de OMB Cloud AES y escribe desde lo que ve todos los días operando negocios.
