Los retainers necesitan mecánica distinta a proyectos de scope fijo: cuota mensual de horas, reglas de rollover, facturación de overage.
Configura el retainer
- Crea el proyecto, elige "Retainer" como tipo.
- Configura la cuota mensual (ej. 40 horas/mes).
- Define rollover: ¿las horas no usadas expiran fin de mes, ruedan al siguiente (cap a X), o se acreditan?
- Define overage: ¿el cliente pre-aprueba hasta N horas adicionales al mismo rate? ¿overage a tarifa más alta? ¿el cliente debe aprobar por escrito antes de exceder?
Reset mensual
El día 1 de cada mes, la cuota se resetea. El sistema crea factura fresca por el fee del siguiente mes, vence día 1. El overage del mes anterior aparece como line item separado.
Visibilidad para el cliente
El portal muestra: "Horas usadas este mes: 23 de 40. Estimadas restantes: 17". La transparencia de consumo en tiempo real previene sorpresas a fin de mes.
Fin del retainer
Cuando el engagement termina, el sistema reconcilia: balance positivo (horas no usadas, no-rollover) se pierde o acredita a factura futura según tu política default. Balance negativo (overage) se factura.
Tips
- Las políticas de rollover deben matchear lo que dice el contrato, exacto. Si ofreces rollover de 3 meses en el contrato pero el sistema cap a 1, debes explicaciones cada trimestre.
- Para clientes de alta confianza, permite auto-overage con cap suave (alerta al 110%, hard-stop al 130%). Para clientes nuevos, exige firma en cada hora de overage.