Una buena plantilla quita 80% del setup. Una mala crea un proyecto que no matchea la realidad. Cinco principios separan las dos.
1. Plantillas por tipo de proyecto, no por cliente
Una plantilla "Auditoría de marca" sirve a cualquier cliente que compre ese engagement. No hagas plantillas por cliente — se forquean para siempre y nunca se actualizan.
2. Las tareas deben ser outcomes, no acciones
"Entregable de discovery aprobado" (outcome) le gana a "Tener reunión de discovery" (acción). Los outcomes se firman; las acciones son solo eventos de calendario.
3. Deja 20% en blanco intencionalmente
No pre-llenes cada tarea. La primera sesión con el lead del proyecto debe revelar el 20% específico de este engagement. Plantillas con 100% pre-lleno nunca se ajustan.
4. Liga plantillas a cláusulas del contrato
Si los nombres de tu plantilla matchean los entregables del contrato verbatim, los change-requests son triviales: "La cláusula 4.2 dice X — esto mapea al milestone Y — está fuera de scope hasta firmar change-order Z".
5. Revisa plantillas trimestralmente
Las plantillas se pudren. Cada trimestre, jala los últimos 5 proyectos cerrados de un tipo, ve qué no estaba en la plantilla y debió estarlo. Actualiza.