Une mauvaise organisation de dossiers se cumule. Ces cinq règles gardent vos fichiers clients trouvables dans cinq ans.
1. Une racine, un projet
Utilisez un seul dossier racine "OMB Cloud". Résistez à la tentation de créer des arborescences parallèles "Fichiers clients 2025" ou "Anciens contrats". Le CRM et la structure Drive doivent s'accorder.
2. L'entreprise est l'index primaire
Dans la racine : un dossier par entreprise. Dans chaque entreprise : sous-dossiers par type (Contrats, Devis, Factures, Brand assets, Briefs). L'organisation par date casse au moment où vous avez besoin "du dernier devis pour Acme".
3. Les noms de fichier portent les métadonnées
Adoptez une convention : {date}-{type}-{description}.pdf. Exemple : 2026-03-12-contrat-renouvellement-master-services.pdf. Les dates en premier trient chronologiquement.
4. Jetez, n'accumulez pas
Les anciens brouillons ne doivent pas s'empiler. Gardez soit une version finale, soit archivez les anciennes via le versionnement natif Drive. Plusieurs "v2-final-final" dans le même dossier, c'est du bruit.
5. Les permissions suivent le scope CRM
Ne partagez jamais externement un dossier géré par OMB Cloud sans passer par OMB Cloud. Le partage manuel casse la piste d'audit et crée des failles de sécurité.