A má organização de pastas se acumula. Estas cinco regras mantêm seus arquivos encontráveis daqui a cinco anos.
1. Uma raiz, um projeto
Use uma única pasta raiz "OMB Cloud". Resista à tentação de criar árvores paralelas "Arquivos de cliente 2025" ou "Contratos antigos". O CRM e a estrutura Drive precisam concordar.
2. Empresa é o índice primário
Dentro da raiz: uma pasta por empresa. Dentro de cada empresa: subpastas por tipo (Contratos, Propostas, Faturas, Brand assets, Briefings). Pastas por data quebram no momento que você precisar "a última proposta para a Acme".
3. Nomes de arquivo carregam metadados
Adote uma convenção: {data}-{tipo}-{descricao}.pdf. Exemplo: 2026-03-12-contrato-renovacao-master-services.pdf. Datas primeiro ordenam cronologicamente.
4. Descarte, não acumule
Rascunhos antigos não devem se acumular. Ou mantenha uma versão final ou arquive anteriores via versionamento nativo do Drive. Múltiplos "v2-final-final" na mesma pasta é ruído.
5. Permissões seguem escopo do CRM
Nunca compartilhe externamente uma pasta gerida pelo OMB Cloud sem passar pelo OMB Cloud. Compartilhamento manual quebra o audit trail e cria lacunas de segurança.