Engajamentos retainer precisam de mecânica diferente de projetos com escopo fixo: cota mensal de horas, regras de rollover, faturamento de overage.
Configure o retainer
- Crie o projeto, escolha "Retainer" como tipo.
- Defina a cota mensal (ex. 40 horas/mês).
- Defina rollover: horas não usadas expiram no fim do mês, rolam para frente (cap em X), ou são creditadas de volta?
- Defina overage: cliente pré-aprova até N horas adicionais à mesma taxa? overage a taxa maior? cliente precisa aprovar por escrito antes de exceder?
Reset mensal
No dia 1 de cada mês, a cota reseta. O sistema cria fatura fresca pela taxa do próximo mês, vence dia 1. O overage do mês anterior aparece como line item separado.
Visibilidade para o cliente
O portal mostra: "Horas usadas este mês: 23 de 40. Estimadas restantes: 17". Transparência em tempo real de consumo previne surpresas no fim de mês.
Fim do retainer
Quando o engajamento termina, o sistema reconcilia: saldo positivo (horas não usadas, sem rollover) é perdido ou creditado a fatura futura conforme sua política default. Saldo negativo (overage) é faturado.
Dicas
- Políticas de rollover devem bater com o que o contrato diz, exato. Se você oferece rollover de 3 meses no contrato mas o sistema cap em 1, você deve explicações todo trimestre.
- Para clientes de alta confiança, permita auto-overage com cap suave (alerta a 110%, hard-stop a 130%). Para clientes novos, exija aprovação em cada hora de overage.