Les missions retainer ont besoin d'une mécanique différente des projets à scope fixe : quota mensuel d'heures, règles de rollover, facturation du dépassement.
Configurez le retainer
- Créez le projet, choisissez "Retainer" comme type.
- Définissez le quota mensuel (ex. 40 heures/mois).
- Définissez le rollover : les heures non utilisées expirent en fin de mois, roulent au suivant (cap à X), ou sont créditées ?
- Définissez le dépassement : le client pré-approuve jusqu'à N heures supplémentaires au même tarif ? dépassement à tarif majoré ? le client doit-il approuver par écrit avant de dépasser ?
Reset mensuel
Le 1er de chaque mois, le quota se réinitialise. Le système crée une nouvelle facture pour les frais du mois suivant, dus le jour 1. Le dépassement du mois précédent apparaît en ligne séparée.
Visibilité pour le client
Le portail affiche : "Heures utilisées ce mois : 23 sur 40. Estimées restantes : 17." La transparence temps réel de la consommation prévient les surprises de fin de mois.
Fin du retainer
Quand la mission se termine, le système réconcilie : un solde positif (heures non utilisées, hors rollover) est perdu ou crédité sur une facture future selon votre politique par défaut. Un solde négatif (dépassement) est facturé.
Conseils
- Les politiques de rollover doivent correspondre exactement à ce que dit le contrat. Si vous offrez du rollover sur 3 mois dans le contrat mais que le système cap à 1, vous devrez des explications tous les trimestres.
- Pour les clients de haute confiance, permettez l'auto-dépassement avec un cap doux (alerte à 110%, hard-stop à 130%). Pour les nouveaux clients, exigez une validation à chaque heure de dépassement.